Jeder von uns bearbeitete BEM-Fall wird bei uns klar und nachvollziehbar dokumentiert. Dazu sind sensible, personengebundene Daten notwendig. Dies lagern wir natürlich nicht irgendwo. Wir legen Sie in der BEM-Fallakte in einer speziell dafür bereitgestellten sicheren BEM365-Datencloud ab. Diese ist in einem deutschen und speziell zertifizierten Rechenzentrum. Man könnte sagen, sie liegt in einem sehr sicheren digitalen Briefkasten. Alle Daten werden verschlüsselt übertragen und auch verschlüsselt auf dem Server gespeichert. Das nennt man auch „Zero-Knowledge-Cloud“. Nur der Eigentümer kann die verschlüsselten Dokumente öffnen. Das Rechenzentrum sieht die Daten nur in verschlüsselter Form und kann sie nicht lesen.
Unsere BEM365-Datencloud kann aber noch mehr.
Sie ist zum Beispiel GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff) fähig. Bei der GoBD geht es um Datensicherheit und Datenunveränderbarkeit. Jedes Dokument bekommt intern einen Zeitstempel und ein Aktivitäten-Log. Jede Veränderung am Dokument wird aufgezeichnet. Des Weiteren hat die BEM365-Datencloud ein automatisches Backupsystem und erstellt automatisch Wiederherstellungspunkte.
Daten löschen geht auch ganz einfach. Es wird vorher mit dem Mandanten abgesprochen, wie lange die Daten maximal in der BEM-Cloud liegen dürfen. Wenn die Frist abgelaufen ist, löschen sich sehr alte Dateien automatisch von selbst. So wird das Aufräumen nicht vergessen. Zu dem Zeitpunkt ist aber der BEM-Fall schon längst abgeschlossen und die erforderlichen Daten sind final an unseren Mandanten überstellt worden.
Dateianhänge von E-Mails verschlüsselt übertragen? Auch das können wir mit unserer BEM365-Cloud machen. Hierfür wird der Dateianhang verschlüsselt an die Datencloud übertragen und der Empfänger bekommt einen Downloadlink zum sicheren Abholen der Datei aus der Cloud.
Und dann gibt es noch die Zugriffsbeschränkung. Nicht jeder unserer Mitarbeitenden bekommt dort Zugriff. Unsere BEM-Berater sind zur Verschwiegenheit verpflichtet, speziell geschult und in der Nutzung dieser Tools eingewiesen.
Kundenzufriedenheit ist uns sehr wichtig. Sichere Daten- und Kommunikationswege gehören dazu.
